ラウンドテーブル発表者向けマニュアル

ラウンドテーブル発表者　ver.1.1

2020.8.18 菅野

2020.8.22 大倉

〔１〕はじめに

ウェブ会議システム「Zoom」には多種多様な機能がありますが、不要なトラブルをなるべく避けるため、本マニュアルでは、あえて簡略化した操作方法のみを紹介しています。可能な限り、本マニュアルに沿って操作いただきますよう、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
本マニュアルは、主にPC（Windows,Mac）の利用を念頭に置いています。タブレットやスマートフォンを利用される場合は、こちらで公開されているマニュアルを参照されることをおすすめします。なお、端末やOSによっては、資料やチャットが見づらくなる、配布資料を受信できないなどの問題が生じることが予想されます。事前の動作確認をお願いいたします。
本マニュアルでは、１件の発表を「セッション」と呼びます。
セッションの流れをまとめた進行表を、印刷してお手元にご用意いただくとスムーズです。
発表の準備にあたっては、事前によくある質問やコンテンツガイドラインをお読みください。
画面共有用のスライドを作成する際には、スライドのサイズを「ワイド画面（16：9）」ではなく、「標準画面（4：3）」にしていただけるようお願いいたします。
最新版のプログラムはプログラムと要旨でご確認ください。
大会当日は、できるかぎり周囲が静かな環境で、安定したネットワーク回線をご使用のうえ、ご参加ください。当日使用しないアプリは終了しておくことを推奨します。
大会当日は、万が一の場合に連絡がとれるように、PC以外にスマートフォンなどをお手元にご用意ください。
無用な音声の混入や不安定なネットワークからの接続などにより、ミーティングの運用に支障があると判断される場合には、会場責任者がマイクミュートやミーティング終了などの操作を行なう可能性があります。

〔２〕Zoomの利用

利用する端末に、事前にZoomのアプリをインストールしておいてください。
Zoomアプリのダウンロードはこちらからできます。
PC用アプリの場合は「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてください。
Zoomは頻繁にアップデートが行なわれます。インストール後も、アップデートが利用できるか確認することをおすすめします。
Zoomの「新規ミーティング」ボタンを押すと、動作確認ができます（「ひとりミーティング」状態になります）。動作確認はこちらからもできます。
発表者はZoomのアカウントを作成する必要はありません。
ハウリングを防ぐために、イヤホン・ヘッドホンならびに外付けマイクの使用を推奨します。

〔３〕アプリの更新について

2020年3月末以降、Zoomの様々なセキュリティ上の問題が報じられてきました。この間、Zoom社はセキュリティパッチのリリース等で対応してきましたが、先日メジャーバージョンアップ（Ver5.0）がリリースされました。
Zoom社からの発表によりますと、各端末でのアプリの更新は必須とのことです。アプリの更新を行なわない場合には、2020年5月30日（土）以降、バージョン5.0.0未満のアプリでは、すべてのZoomミーティング主催・参加ができなくなります。
つきましては、ご利用中の端末のZoomアプリを最新版に更新願います。なお、今後もZoomアプリは更新される可能性があるかと思います。Zoomアプリの更新の仕方や最新版のダウンロードの仕方については、こちらのページも参照していただければ幸いです。

〔４〕会場への入室

最新プログラムをご確認の上、ご担当のセッション開始25分～15分前までに、各部屋に入室するようにしてください。具体的な手順は以下のとおりです。

まず、当サイトの大会参加者用ページに、事前に通知された「共通パスワード」を入力してアクセスしてください。
次に、参加者用ページから希望するセッションのRoom@(@は数字）をクリックしてください。Zoomアプリが自動的に起動します（「Zoomを開きますか？」といったポップアップが出た場合は「Zoomを開く」をクリックしてください）。その際パスワードの入力を求められますので、事前に通知された「個別パスワード」を入力してください。
「オーディオに参加」という小さめのウィンドウが出ますので、「コンピューターオーディオのテスト」を実施して、マイクとイヤホンの状態を確認してください。そののち、「コンピューターオーディオに参加」を選択してください。
セッションに入室後、ミーティング開始までお待ちください。

セッション開始予定時刻を５分過ぎても発表者が現われない場合は、セッションを打ち切らせていただく可能性があります。余裕をもって会場に入室してください。

〔５〕発表の準備

入室後は、画面下のメニューバーから「チャット」と「参加者」の画面を開いてください。
次に、座長／発表者／会場責任者／聴講者を識別しやすいように、自分の表示名を変更してください。
表示名の変更方法
1. 参加者リストの自分の名前にカーソルを合わせて「詳細」をクリック
2. 「名前の変更」を選択
3. 「氏名＠所属」のように変更
表示する氏名はカタカナのフルネームで表記してください。例：「座長：ヤマダタロウ＠〇〇大学」

〔６〕全画面表示とその解除

Zoomでは報告者が画面共有を開始するとアプリが全画面表示に切り替わり、他のアプリなどが操作しづらくなる場合があります。
全画面表示を解除したいときは、画面上部の「オプション表示」メニュー内、または画面右上から「全画面表示の終了」をクリックしてください。キーボードのEscキーを押しても、全画面表示を解除することができます。

〔７〕マイクとビデオ

入室後はマイクとビデオがオフの状態になっています。もしもオンになっている場合は、オフにしてください。
座長からの指示があったら、マイクとビデオをオンにしてください（普段より大きくはっきり発声することを推奨）。
マイクのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ミュート解除」をクリック
- ミュートボタンの右隣「^」マークをクリックすると、使用するマイクとスピーカーを選択できます。
ビデオのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ビデオの開始」をクリック

〔８〕ビューの切り替え

Zoomでは、話している人のビデオを自動的に検知して大きく表示する「スピーカービュー」と、参加者全員のビデオが同じ大きさに見える「ギャラリービュー」があります。
画面右上にある「スピーカービューへ／ギャラリービューへ」というメニューをクリックすることでビューを切り替えることができます。

〔９〕資料の配布

電子ファイルで配布する資料がある場合は、チャット画面で聴講者に共有することができます。
座長からの指示があったら、チャット画面の「ファイル」という文字をクリックし、さらに「コンピュータ」をクリックしてファイル選択画面を出し、資料ファイルを指定し「開く」で送信してください。送信可能なファイルサイズの上限は512MBです。
共有時は当該ファイルは閉じておいてください（共有完了後は開いて構いません）。また、チャットの送信先が「全員（または皆様）」となっているかご確認ください。
資料配布の方法はチャットで共有する以外の方法も考えられますが、原則としてチャットにはURLは書き込まないでください。
Zoomでは、後から入室した聴講者には入室前のチャットの履歴は見えない仕様になっています。そのため、ファイル共有後に入室した聴講者がいると思われる場合には、質疑応答開始前などに再度ファイル共有することを推奨します。
事務局では配布資料のファイルの保管や配布を行ないませんので、あらかじめご了解ください。

〔１０〕画面共有について

発表で用いる資料（PowerPointのスライドやレジュメなど）を聴講者に提示する場合は「画面共有」という機能を使用します。ここでは、PowerPointの使用を念頭において画面共有の方法を解説します。

まず、画面共有したいファイルを開いておいてください。その際、通常の編集画面にしておいてください。
座長からの指示を受けて、資料の画面共有を開始してください。
メニューバーの「画面の共有」をクリック
ウィンドウの選択画面でPowerPointのウィンドウを選択し、右下の「画面の共有」をクリック
その後、PowerPointのスライドショーを開始する

発表資料以外にいくつも画面を開いていると、どの画面を参加者と共有しているか発表者の側でも把握しにくくなることがあるためご注意ください。
聴講者と同じ視覚情報を共有するため、PowerPointの「発表者ツール」は使わないようにお願いします。発表原稿は別途紙媒体などでご用意ください。その際、紙をめくる音がマイクに入らないようご注意ください。

〔１１〕画面共有の不具合への対応

画面共有を開始してからスライドショーを開始すると、画面共有が停止しスライドが変化しなくなる場合があります。この場合、PowerPointの「スライドショー」タブから「スライドショーの設定」→種類「出席者として閲覧する（ウィンドウ表示）」を選択し、スライドショーを開始した上で画面共有を開始すると問題が解決することがあります。
不具合が解消しないようであれば、編集画面のまま発表していただいても構いません。
PowerPointの不調に備えて同内容のPDFファイルも用意しておくと安心です。PDFファイルはフルスクリーンモードで表示することが可能です。詳細についてはこちらのページをご覧ください。

〔１２〕画面共有中のチャットについて

画面共有を開始するとZoomの通常の画面は消え、チャット画面と参加者画面も表示されなくなります。これらの画面を再表示したい場合は、モニター最上部にある「画面を共有しています」という細長い緑色のバーにマウスカーソルを合わせ、ポップアップしたメニューバーから「参加者」ボタンと、メニューバー右端「詳細」ボタンから「チャット」をクリックしてください。
なお、画面共有した状態でチャットに文字を入力すると、入力中の文字が共有画面に表示されてしまうことがあるようです。あらかじめご留意ください。
画面共有に関してはこちらのページも参照してください。

〔１３〕動画・音声の共有について

音声ファイルや音声付きの動画ファイルを再生したい場合は、画面の共有だけでなく音声の共有が必要です。

画面共有をしていない場合：
1. メニューバー「画面の共有」をクリック
2. ウィンドウの選択画面で共有したいウィンドウを選択し、同じ画面左下の「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れてから「共有」
画面共有をすでにしている場合：モニター最上部の「画面を共有しています」という細長い緑色のバーにマウスカーソルを合わせ、ポップアップしたメニューバー右端の「詳細」ボタンから「コンピューターの音声を共有」をクリック

マイクも並行して使用できるため、動画・音声を再生しながら口頭で解説することも可能です。
動画の再生はトラブルが生じやすいので、必ず事前にテストしておいてください。

〔１４〕タイムキープについて

予定どおりの時間で発表を終えてください。本オンライン大会ではタイムキーパーはおりません。残り時間について座長からアナウンスがある場合もありますが、原則としてご自身でタイムキープを行なっていただけるようお願いいたします。時計やタイマーをお手元にご用意ください。

〔１５〕質疑応答について

質疑応答の時間に入っても、原則として資料は画面共有したままにしておいてください（資料にページ番号を入れておくと、質問にスムーズに対応できます）。
聴講者からの質問やコメントは、質疑応答の時間にチャットで受け付けます。
座長が、チャットに投稿された質問やコメント（あるいは座長自身の質問やコメント）を読み上げます。
発表者は口頭で質問やコメントに返答してください。返答内容をチャットに投稿する必要はありません。
応答が終わりましたら、座長が次の質問やコメントを読み上げます。
チャットの内容はテキストファイルで保存できます。詳細についてはこちらのページを参照してください。ただし、チャットに添付されたファイルは別途保存する必要があります。

〔１６〕画面共有の終了

質疑応答が終了した段階で、画面共有も終了してください。前の発表者が画面共有を続けていると、次の発表者が画面共有を開始できません。
画面共有を終了する方法：モニター最上部にある「■共有の停止」をクリック

〔１７〕セッションの終了

セッションが終了したら、メニューバーの「ミーティングを退出」をクリックしてセッションから退出してください。
退出後も、当該会場のRoom@(@は数字）をクリックしてパスワードを入力すれば再入室可能です。

〔１８〕発表者の注意点（まとめ）

ヘッドセットやイヤホン、外付けマイクなどの使用を推奨します（PC内蔵のスピーカーやマイクでは、ハウリングが起こりやすくなります）。
座長からの指示があるまでは、マイクとビデオはオフにしておいてください。
表示名を「発表者：ヤマダタロウ＠〇〇大学」のように変更してください。
タイムキープはご自身で行なってください。
質疑応答では座長がチャットに投稿された質問やコメントを読みあげますので、発表者は口頭で返答してください。
著作権等の問題には十分配慮してください。詳細についてはポータルサイトの「コンテンツガイドライン」を事前にご確認ください。

〔１９〕トラブル時の対応

技術的なトラブルが発生した場合は、実行委員（ホスト）にその旨を伝えてください。実行委員（ホスト）から対処方法の説明があります。
技術的なトラブルには、すべて実行委員（ホスト）が対処します。トラブルの内容によっては多少の時間がかかるかもしれませんが、慌てずにお待ちください。
不具合等が生じても十分なサポートができない可能性がありますこと、あらかじめご容赦ください。

〔２０〕接続が遮断された場合

万が一セッション中にインターネット接続が遮断されミーティングから退出してしまった場合には、事前に通知されたURLとパスワードを用いて当該会場へ再入室してください。
再入室がうまくいかない場合には、使用可能な他の端末・回線からの接続をお試しください。どうしても再接続できない場合には、大会事務局メールアドレス（isgs2020online(at)gmail.com※(at)を@に置き換えてください）までご連絡ください。

〔２１〕マニュアルの更新

このマニュアルは、今後更新される可能性があります。
マニュアルを更新した際には、ポータルサイトでお知らせしますので、ご確認ください。

追記：

本マニュアルは、日本文化人類学会第54回研究大会のオンライン開催に際して、参加者（聴講者、発表者、座長）が、Zoomを利用するための手引きとして作成したものに、修正・加筆して作成しました。記して感謝いたします。