総会マニュアル

田口修正（0907)　

〔１〕はじめに

ウェブ会議システム「Zoom」には多種多様な機能がありますが、不要なトラブルをなるべく避けるため、本マニュアルでは、あえて簡略化した操作方法のみを紹介しています。可能な限り、本マニュアルに沿って操作いただきますよう、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
本マニュアルは、主にPC（Windows, Mac）の利用を念頭に置いています。タブレットやスマートフォンを利用される場合は、こちらで公開されているマニュアルを参照されることをおすすめします。なお、端末やOSによっては、資料やチャットが見づらくなる、配布資料を受信できないなどの問題が生じることが予想されます。事前の動作確認をお願いいたします。
総会はRoom６で行います。ホストは　isgs2020online@gmail.com　です。
総会の流れをまとめた進行表を、印刷してお手元にご用意いただくとスムーズです。
最新のプログラムは、プログラムと要旨にてご確認ください。
大会当日は、できるかぎり静かでネットワークが安定している環境でご参加ください。当日使用しないアプリは終了しておくことを推奨します。
大会当日は、万が一の場合に連絡がとれるように、PC以外にスマートフォンなどをお手元にご用意ください。
無用な音声の流入や不安定なネットワークからの接続などにより、ミーティングの運用に支障があると判断される場合には、実行委員（ホスト）がマイクミュートやミーティング終了などの操作を行なう可能性があります。

〔２〕議長の方へのお願い

本オンライン開催では、Zoomミーティングを技術的にコントロールする役割の実行委員（ホスト）を各会場に置いています。総会開始５分前から、実行委員（ホスト）によるアナウンスが始まります。それを受け、会長の指名に従う形で、議長の方には議事進行を進めていただけるようお願いいたします。
接続の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
議長の方はタイムキープをお願いいたします。
総会の終了時刻は厳守していただけるようお願いいたします。

〔３〕Zoomの利用

利用する端末に、事前にZoomのアプリをインストールしておいてください。
Zoomアプリのダウンロードはこちらからできます。
PC用アプリの場合は「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてください。
Zoomは頻繁にアップデートが行なわれます。インストール後も、アップデートが利用できるか確認することをおすすめします。
Zoomの「新規ミーティング」ボタンを押すと、動作確認ができます（「ひとりミーティング」状態になります）。動作確認はこちらからもできます。
Zoomのアカウント作成は不要です。
ハウリングを防ぐために、イヤホン・ヘッドホンならびに外付けマイクの使用を推奨します。

〔３〕注　アプリの更新情報

2020年3月末以降、Zoomの様々なセキュリティ上の問題が報じられてきました。この間、Zoom社はセキュリティパッチのリリース等で対応してきましたが、先日メジャーバージョンアップ（Ver5.0）がリリースされました。

Zoom社からの発表によりますと、各端末でのアプリの更新は必須とのことです。アプリの更新を行なわない場合には、2020年5月30日（土）以降、バージョン5.0.0未満のアプリでは、すべてのZoomミーティング主催・参加ができなくなります。

つきましては、ご利用中の端末のZoomアプリを最新版に更新願います。なお、今後もZoomアプリは更新される可能性があるかと思います。Zoomアプリの更新の仕方や最新版のダウンロードの仕方については、こちらのページも参照していただければ幸いです。

〔４〕会場への入室

最新プログラムをご確認の上、Room６から入室してくだい。
Room６をクリックすると、Zoomアプリが自動的に起動します。その上で、事前に通知された個別パスワードを入力すると、会場に入室することができます。
まず「コンピューターオーディオのテスト」を実施して、マイクやイヤホンの状態を確認してください。
次に「コンピューターオーディオに参加する」を選択してください。

〔５〕準備

入室後は、画面下のメニューバーから「チャット」と「参加者」の画面を開いてください。
次に、報告担当者（＊＊担当理事など）／実行委員（ホスト）／会員を識別しやすいように「名前の変更」をしてください。名前はカタカナのフルネームで表記してください。議長のみ、会長の指名があってから名前の変更をしてください。
「名前の変更」をする方法：

①画面下のメニューバーの「参加者」をクリック

②自分の名前上にカーソルを動かして「詳細」をクリック

③「名前の変更」を選択

④「研究担当理事：タハラトシコ＠〇〇大学」、（会長からの指名後）「議長：ヤマダタエ＠〇〇大学」などと変更

〔６〕全画面表示とその解除

Zoomでは、画面共有が開始されると全画面表示に切り替わる場合があります。
全画面表示を解除したいときは、画面上部の「オプション表示」メニュー内、または画面右上から「全画面表示の終了」をクリックしてください。キーボードのEscキーを押しても、全画面表示を解除することができます。

〔７〕マイクとビデオ

入室後は、マイクとビデオがオフの状態になっています。もしもオンになっている場合は、オフにしてください。
実行委員（ホスト）からの呼びかけに応える形で、マイクとビデオをオンにしてください。
マイクのオン／オフを切り替える方法：

▷メニューバーの「ミュート解除」をクリック

ミュートボタンの右隣「^」マークをクリックすると、使用するマイクとスピーカーを選択できます。

ビデオのオン／オフを切り替える方法：

▷メニューバーの「ビデオの開始」をクリック

〔８〕ビューの切り替え

Zoomでは、話している人のビデオを自動的に検知して大きく表示する「スピーカービュー」と、参加者全員のビデオが同じ大きさに見える「ギャラリービュー」があります。
画面右上にある「スピーカービューへ／ギャラリービューへ」というメニューをクリックすることでビューを切り替えることができます。

〔９〕共同ホスト

実行委員（ホスト）が、議長を「共同ホスト」（会長によって指名されてから）に指定します。
共同ホストは実行委員（ホスト）と基本的に同じ権限を持ちます。
これは万が一、実行委員（ホスト）の接続が遮断されたときに備えるためのもので、議長の方に、共同ホストとして何らかの作業をしていただくことはありません。
実行委員（ホスト）の接続が遮断された場合には、予備スタッフが当該会場の実行委員（ホスト）を引き継ぎますので、ご安心ください。

〔１０〕総会の開始→報告事項　

まず会長は、マイクとビデオをオンにし、議長を指名してください。議長が決まったら、議長は、各報告担当者に対しマイクとビデオをオンにするように指示してください。
次に、議長は資料の画面共有をするようにホストに指示してください。会員が画面共有できているかどうか確認できましたら、「画面共有を確認しました」とお声がけください。
以上の準備が終了したら、議長は、会長および各報告担当者にいつもの総会と同様に順番に報告を促してください。
報告事項が終わったら質疑応答に入ります。

端末やOSによってはチャットに添付された配布資料を受信できない場合があります。なお、事務局では配布資料のファイルの保管や配布を行ないませんので、あらかじめご了解ください。

＊セキュリティー上の問題が生じる可能性があることから、原則としてチャットにはURLは書き込まないでください。

〔１１〕質疑応答

報告に対する会員からの質問やコメントは、質疑応答の時間にチャットで受け付けます。
議長が、チャットに投稿された質問やコメント（あるいは議長自身の質問やコメント）を声に出して読み上げます。原則として、先に投稿された質問から優先的に差配していただければと思います。
読み終わりましたら、発表者に質問やコメントに答えるよう促してください。
報告者は、マイクを使って音声で質問やコメントに答えます。
議長は、当該会員に対して、さらに質問やコメントをしたい場合には、マイクをオンにして発言するように促します。
一連の応答が終わりましたら、議長が次の質問やコメントを読み上げ、時間の許すかぎり質疑応答を続けます。

〔１２〕審議事項

　議長は、いつもの総会のように審議事項を順番に進めてください。採決が必要な場合は拍手（一番下の”反応”から拍手を選んでください）を求めて行ってください。

〔１３〕質疑応答（２）

審議事項に対する会員からの質問やコメントは、質疑応答の時間にチャットで受け付けます。
議長が、チャットに投稿された質問やコメント（あるいは議長自身の質問やコメント）を声に出して読み上げます。原則として、先に投稿された質問から優先的に差配していただければと思います。
読み終わりましたら、提案者に質問やコメントに答えるよう促してください。
提案者は、マイクを使って音声で質問やコメントに答えます。
議長は、当該会員に対して、さらに質問やコメントをしたい場合には、マイクをオンにして発言するように促します。
一連の応答が終わりましたら、議長が次の質問やコメントを読み上げ、時間の許すかぎり質疑応答を続けます。

〔１４〕審議事項の決議：拍手

メニューバーの「反応」をクリックすると、絵文字を使って「拍手」や「賛成／いいね」の意思表示をすることができますので、あわせてご活用ください。
参加者全員のビデオがオフになっているときなどに「反応」メニューが一時的に見えなくなることがあるようです。大会の進行上、「反応」メニューが使えなくても大きな支障はありませんので、そのままの状態で引き続きZoom をお使いください。

〔１５〕総会の終了

審議事項の審議が終了したら、その旨を音声で実行委員（ホスト）と会員に伝えてください。
担当セッション後は会場から退室することができます。
退室する方法：メニューバーの「ミーティングを退出」をクリック

＊当該会場の「入室用URL」をクリックしてパスワードを入力することで、後で再入室可能です。

〔１６〕議長を担当する際の注意

イヤホンやヘッドホン、外付けマイクの使用を推奨します（PC内蔵のスピーカーやマイクでは、ハウリングが起こりやすくなります）。
実行委員（ホスト）からの指示があってから、マイクとビデオをオンにします。
名前を「議長：ヤマダタエ＠〇〇大学」のように変更します。
質疑応答では、議長がチャットに投稿された質問やコメントを読み上げます。

〔１７〕トラブル時の対処

音声の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
技術的なトラブルが起きましたら、ホスト（実行委員）にその旨を伝えてください。実行委員（ホスト）から対処方法の説明があります。
技術的なトラブルには、すべて実行委員（ホスト）が対処します。トラブルの内容によっては多少の時間がかかるかもしれませんが、慌てずにお待ちください。
不具合等が生じても十分なサポートができない可能性がありますこと、あらかじめご容赦ください。

〔１８〕接続が遮断された場合

万が一接続が遮断された場合には、ふたたび参加者用サイトにアクセスし、Room６をクリックしパスワードを用いて、当該会場への再接続を試みてください。
再接続がうまくいかない場合には、他の端末・回線を利用できるようでしたら、そちらから接続を試みてください。どうしても再接続できない場合には、大会事務局メールアドレス（isgs2020online(at)gmail.com※(at) を@に置き換えてください）までご連絡ください。

〔１９〕マニュアルの更新

このマニュアルは、今後更新される可能性があります。

マニュアルを更新した際には、ポータルサイトでお知らせしますのでご確認ください。

追記：

本マニュアルは、日本文化人類学会第54回研究大会のオンライン開催に際して、参加者（聴講者、発表者、座長）が、Zoomを利用するための手引きとして作成したものに、修正・加筆して作成しました。記して感謝いたします。