シンポジウム司会者向けマニュアル

シンポジウム　司会者　ver.1.3

2020.8.18 菅野

2020.8.31 江藤

2020.9.1 大倉

〔１〕はじめに

ウェブ会議システム「Zoom」には多種多様な機能がありますが、不要なトラブルをなるべく避けるため、本マニュアルでは、あえて簡略化した操作方法のみを紹介しています。可能な限り、本マニュアルに沿って操作いただきますよう、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
本マニュアルは、主にPC（Windows,Mac）の利用を念頭に置いています。タブレットやスマートフォンを利用される場合は、こちらで公開されているマニュアルを参照されることをおすすめします。なお、端末やOSによっては、資料やチャットが見づらくなる、配布資料を受信できないなどの問題が生じることが予想されます。事前の動作確認をお願いいたします。
シンポジウム1はRoom3、シンポジウム2はRoom7で実施します。
セッションの流れをまとめた進行表を、印刷してお手元にご用意いただくとスムーズです。
最新版のプログラムはプログラムと要旨でご確認ください。
大会当日は、できるかぎり周囲が静かな環境で、安定したネットワーク回線をご使用のうえ、ご参加ください。当日使用しないアプリは終了しておくことを推奨します。
大会当日は、万が一の場合に連絡がとれるように、PC以外にスマートフォンなどをお手元にご用意ください。
無用な音声の混入や不安定なネットワークからの接続などにより、ミーティングの運用に支障があると判断される場合には、実行委員（ホスト）がマイクミュートやミーティング終了などの操作を行なう可能性があります。

〔２〕司会者の方へのお願い

本オンライン開催では、Zoomミーティングを技術的にコントロールする役割の実行委員（ホスト）を各会場に置いています。セッション開始5分前より実行委員（ホスト）によるアナウンスが始まりますので、それを受ける形で、司会者の方には司会進行を進めていただけるようお願いいたします。
報告の当日キャンセルや接続の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
タイムキープは原則として報告者自身に行なっていただきますが、司会者の方にもタイムキープのサポートをしていただけるようお願いいたします。
セッション開始予定時刻を５分過ぎても報告者が現われない場合は、原則としてセッションは打ち切っていただいて結構ですが、司会者のご判断にお任せします。ただし、セッションの終了時刻は厳守していただけるようお願いいたします。
報告のキャンセルがあり、時間的余裕が生まれた場合などは、質疑応答の時間を多少延長していただいても結構ですが、報告時間の繰り上げはしないでください。

〔３〕Zoomの利用

利用する端末に、事前にZoomのアプリをインストールしておいてください。
Zoomアプリのダウンロードはこちらからできます。
PC用アプリの場合は「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてください。
Zoomは頻繁にアップデートが行なわれます。インストール後も、アップデートが利用できるか確認することをおすすめします。
Zoomの「新規ミーティング」ボタンを押すと、動作確認ができます（「ひとりミーティング」状態になります）。動作確認はこちらからもできます。
司会者はZoomのアカウントを作成する必要はありません。
ハウリングを防ぐために、イヤホン・ヘッドホンならびに外付けマイクの使用を推奨します。

〔４〕アプリの更新について

2020年3月末以降、Zoomの様々なセキュリティ上の問題が報じられてきました。この間、Zoom社はセキュリティパッチのリリース等で対応してきましたが、先日メジャーバージョンアップ（Ver5.0）がリリースされました。
Zoom社からの発表によりますと、各端末でのアプリの更新は必須とのことです。アプリの更新を行なわない場合には、2020年5月30日（土）以降、バージョン5.0.0未満のアプリでは、すべてのZoomミーティング主催・参加ができなくなります。
つきましては、ご利用中の端末のZoomアプリを最新版に更新願います。なお、今後もZoomアプリは更新される可能性があるかと思います。Zoomアプリの更新の仕方や最新版のダウンロードの仕方については、こちらのページも参照していただければ幸いです。

〔５〕会場への入室

最新プログラムをご確認の上、ご担当のセッション開始25分～10分前までに、各会場に入室するようにしてください。具体的な手順は以下のとおりです。

まず、当サイトの大会参加者用ページに、事前に通知された「共通パスワード」を入力してアクセスしてください。
次に、参加者用ページから該当する会場のRoom@（@は数字、シンポジウム1の場合はRoom3、シンポジウム2の場合はRoom7）をクリックしてください。Zoomアプリが自動的に起動します（「Zoomを開きますか？」といったポップアップが出た場合は「Zoomを開く」をクリックしてください）。その際パスワードの入力を求められますので、事前に通知された「個別パスワード」を入力してください。
「オーディオに参加」という小さめのウィンドウが出ますので、「コンピューターオーディオのテスト」を実施して、マイクとイヤホンの状態を確認してください。そののち、「コンピューターオーディオに参加」を選択してください。
セッションに入室後、ミーティング開始までお待ちください。

〔６〕セッションの準備

入室後は、画面下のメニューバーから「チャット」と「参加者」の画面を開いてください。
次に、座長／報告者／実行委員（ホスト）／聴講者を識別しやすいように、自分の表示名を変更してください。
表示名の変更方法
1. 参加者リストの自分の名前にカーソルを合わせて「詳細」をクリック
2. 「名前の変更」を選択
3. 「氏名＠所属」のように変更
表示する氏名はカタカナのフルネームで表記してください。例：「司会：ヤマダタミ＠〇〇大学」

〔７〕全画面表示とその解除

Zoomでは報告者が画面共有を開始するとアプリが全画面表示に切り替わり、他のアプリなどが操作しづらくなる場合があります。
全画面表示を解除したいときは、画面上部の「オプション表示」メニュー内、または画面右上から「全画面表示の終了」をクリックしてください。キーボードのEscキーを押しても、全画面表示を解除することができます。

〔８〕マイクとビデオ

入室後はマイクとビデオがオフの状態になっています。もしもオンになっている場合は、オフにしてください。
実行委員（ホスト）からの指示を受けて、マイクとビデオをオンにしてください（普段より大きくはっきり発声することを推奨）。
マイクのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ミュート解除」をクリック
- ミュートボタンの右隣「^」マークをクリックすると、使用するマイクとスピーカーを選択できます。
ビデオのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ビデオの開始」をクリック

〔９〕ビューの切り替え

Zoomでは、話している人のビデオを自動的に検知して大きく表示する「スピーカービュー」と、参加者全員のビデオが同じ大きさに見える「ギャラリービュー」があります。
画面右上にある「スピーカービューへ／ギャラリービューへ」というメニューをクリックすることでビューを切り替えることができます。

〔１０〕共同ホスト

実行委員（ホスト）が、司会者を「共同ホスト」に指定します。
共同ホストは実行委員（ホスト）と基本的に同じ権限を持ちます。
これは万が一、実行委員（ホスト）の接続が遮断されたときに備えるためのもので、司会者の方に、共同ホストとして何らかの作業をしていただくことはありません。
実行委員（ホスト）の接続が遮断された場合には、予備スタッフが当該会場の実行委員（ホスト）を引き継ぎますので、ご安心ください。

〔１１〕セッションの開始

報告者の所属・氏名を紹介し、マイクとビデオをオンにするように報告者に指示してください。
報告者がマイクとビデオをオンにしたら、配布資料の有無を確認してください。資料の配布が確認できましたら、「配布資料を確認しました」とお声がけください。
次に、資料の画面共有をするように指示してください。聴講者が画面共有できているかどうか確認できましたら、「画面共有を確認しました」とお声がけください。
以上の準備が終了したら、報告者に報告を開始するように指示してください。

〔１２〕資料の配布

報告者が資料の配布を希望する場合は、チャット画面で電子ファイルを参加者に共有するよう指示してください。
配布資料は報告時間内にダウンロードするよう、聴講者に指示してください。報告終了後はダウンロードできなくなる場合があります。
Zoomでは、後から入室した聴講者には入室前のチャットの履歴は見えない仕様になっておりますことにご留意ください。ファイル共有後に入室した聴講者がいると思われる場合は、質疑応答開始前などに再度ファイルを共有するようご指示ください。
使用している端末やOSによっては、チャットで共有された配布資料を受信できない場合があります。
事務局では配布資料のファイルの保管や配布を行ないませんので、あらかじめご了解ください。
セキュリティ上の観点から、資料配布も含めて原則としてチャットにURLを書き込まないようにご注意ください。

〔１３〕タイムキープについて

本オンライン大会ではタイムキーパーはおりません。タイムキープは原則として、報告者自身が行ないますが、司会の方にもタイムキープのサポートをお願いいたします。
報告終了3分前になったら、その旨を音声または携帯アラームなどで報告者に伝えてください。また、報告終了時間を過ぎても報告が終わらない場合には、報告を終了するよう報告者に伝えてください（ベルを使用する場合は、残り3分で1回、0分で2回鳴らしてください）。
時計やタイマーをお手元にご用意いただければ幸いです。

〔１４〕質疑応答について

シンポジウム1は全報告が終わってから質疑応答を行い、シンポジウム2は各報告の後と全報告の終了後にそれぞれ質疑応答を行います。
- シンポジウム2の各報告後の質疑応答では、報告者は画面共有をしたままにするようにしてください。資料にページ番号を入れておくと、質問にスムーズに対応できます。
Zoom進行の説明をする際に、「報告者への質問やコメントは、質疑応答の時間にチャット画面に投稿してください。報告中は資料配布とトラブル対応にチャットを使用するため、投稿はお控えください」と、聴講者にアナウンスしてください。
司会者は、質疑応答の時間に、投稿された質問やコメント（あるいはご自身の質問やコメント）を口頭で読み上げてください。その後、報告者に応答を促してください。
- 原則として、先に投稿された質問を優先して読み上げるようにしてください。
- 報告者には口頭で質問やコメントに応答するよう指示してください（チャットに投稿する必要はありません）。
報告者の応答ののち、当該聴講者に対して、さらに質問やコメントがある場合はマイクをオンにして口頭で発言するよう促してください。
一連の応答が終わったら、次の質問やコメントを読み上げ、時間の許すかぎり質疑応答を続けてください。

〔１５〕拍手について

Zoomのメニューバーの「反応」をクリックすると、イラストアイコンを使って「拍手」や「賛成／いいね」の意思表示をすることができますので、適宜ご活用ください。
参加者全員のビデオがオフになっているときなどに「反応」ボタンが一時的に見えなくなることがあるようですが、大会の進行上「反応」メニューが使えなくても大きな支障はありませんので、そのままの状態で引き続きセッションを進めてください。

〔１６〕報告者の交代

報告が終了したら、報告者に画面共有を停止して、マイクとビデオをオフにするよう口頭で指示してください。
報告者のマイクとビデオがオフになったことを確認したら、次の報告者に準備をするよう告げてください。
次の報告者の準備が完了したら、実行委員（ホスト）からアナウンスがあります。アナウンス終了後に、次の報告を開始してください。

〔１７〕セッションの終了

すべての報告とディスカッションが終了したら、その旨を口頭で実行委員（ホスト）と聴講者に伝えてください。
セッションが終了したら、メニューバーの「ミーティングを退出」をクリックしてセッションから退出してください。
退出後も、当該会場のRoom@（@は数字）をクリックしてパスワードを入力すれば再入室可能です。

〔１８〕司会を担当する際の注意

イヤホンやヘッドホン、外付けマイクの使用を推奨します（PC内蔵のスピーカーやマイクでは、ハウリングが起こりやすくなります）。
実行委員（ホスト）からの指示があってから、マイクとビデオをオンにします。
名前を「座長：ヤマダタロウ＠〇〇大学」のように変更します。
報告終了３分前になったら、その旨を音声またはベルで報告者に伝えます。
質疑応答では、司会がチャットに投稿された質問やコメントを読み上げます。

〔１９〕トラブル時の対処

音声の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
技術的なトラブルが発生した場合は、実行委員（ホスト）にその旨を伝えてください。実行委員（ホスト）から対処方法の説明があります。
技術的なトラブルには、すべて実行委員（ホスト）が対処します。トラブルの内容によっては多少の時間がかかるかもしれませんが、慌てずにお待ちください。
不具合等が生じても十分なサポートができない可能性がありますこと、あらかじめご容赦ください。

〔２０〕接続が遮断された場合

万が一セッション中にインターネット接続が遮断されミーティングから退出してしまった場合には、再度参加者用サイトにアクセスし、該当するRoomのURLをクリックしてセッションへ再入室してください。
再入室がうまくいかない場合には、使用可能な他の端末・回線からの接続をお試しください。どうしても再接続できない場合には、大会事務局メールアドレス（isgs2020online(at)gmail.com※(at)を@に置き換えてください）までご連絡ください。

〔２１〕マニュアルの更新

このマニュアルは、今後更新される可能性があります。

マニュアルを更新した際には、ポータルサイトでお知らせしますので、ご確認ください。

追記：

本マニュアルは、日本文化人類学会第54回研究大会のオンライン開催に際して、参加者（聴講者、発表者、座長）が、Zoomを利用するための手引きとして作成したものに、修正・加筆して作成しました。記して感謝いたします。